Confira os passos para organizar um evento de sucesso

Como realizar eventos de sucesso, que mesmo depois de encerrados, ainda farão parte das lembranças de quem esteve presente? De acordo com Rogério Fernandez, fundador e CEO da Showdesign, o primeiro passo é estabelecer a real intenção. “Quando você tem clareza sobre a intenção, começa a ficar mais fácil desenhar. O foco é o lançamento de um produto ou de uma marca? É uma premiação? Uma confraternização? Um treinamento? Depois de responder a todas essas questões, pode começar o planejamento que vai indicar os setores corretos onde gastar ou não”, explica.

O especialista afirma que a maioria das pessoas não têm clareza sobre a real intenção do evento e incluem muitas coisas sem sentido. “Após essa definição, é preciso decidir se deseja fazer algo simples, usando apenas o necessário, ou se o objetivo é criar uma experiência e gerar impacto emocional no seu público”, destaca Rogério Fernandez.

Criar experiência é o segundo passo para quem quer algo realmente impactante. Nesse caso, trata-se de estimular os sentidos de quem estará presente para que se torne mais fácil fazer com que as pessoas absorvam o que vai ser apresentado. “Quando você adiciona experiência faz com que as pessoas dificilmente se esqueçam daqueles momentos e, com isso, elas contam para todo mundo, compartilham nas redes sociais e isso gera recorrência”, afirma.

Estimular os sentidos é trabalhar com algo que encante a visão, o olfato, o tato, o paladar ou a audição. Além disso, é fundamental pensar no formato e na quantidade de pessoas presentes, se deve ficar em pé ou sentado, se haverá interação ou não. “Ter essas informações é crucial para evitar problemas, como falta de iluminação na plateia ou até mesmo de algum microfone para interação”, aponta. Pensar no formato é avaliar com cuidado o local, a sonorização e a iluminação.

O fundador da Showdesign reforça que antes de pensar no tamanho ideal é preciso levar em consideração a quantidade de pessoas e o formato. “Tenha anotado a largura, profundidade e altura do espaço. Se o pé direito do local for muito baixo, talvez não consiga usar projetores. A sonorização também deve ser considerada um item fundamental, assim como a quantidade de palestrantes e quantos deles irão falar ao mesmo tempo, por exemplo. Verifique se os microfones são estilo bastão ou headset. Dependendo do local, se utilizar microfone sem fio, a interferência pode ser grande e, por isso, é preciso contar com um sistema mais robusto para não ter problemas”, aconselha.

Ainda em relação ao local, o especialista em eventos afirma que é necessário pensar na iluminação. Existem três tipos: a que ilumina, a que realiza efeitos e as cênicas, cada uma com uma intenção diferente. “A intenção da que ilumina, por exemplo, é destacar o palestrante e dar um nível bom de fotografia para fotos e vídeos”, avalia.

Finalmente, quem promove um evento de sucesso precisa se atentar à questão do vídeo. “Nessa categoria nós temos a projeção e o painel de LED. Um dos pontos é a resolução, que depende da distância da qual o público vai ficar desse tipo de transmissão. Quanto mais perto as pessoas estiverem, maior precisa ser a resolução”, alerta.

São muitos os passos necessários para que um evento seja realmente perfeito. Por conta disso, Fernandez sugere que sejam sempre contratadas empresas e fornecedores reconhecidos. “Vejo muitos profissionais tirando pedido e tratando eventos como apenas mais um e não como único. Pesquise muito bem. Veja depoimentos, peça contatos de clientes satisfeitos, analise demais projetos realizados e olhe as redes sociais. Independentemente de priorizar custo ou qualidade, é preciso ter a certeza de que o seu evento será perfeito”, finaliza.